Boulangerie Dupain

Boulangerie Dupain perd un temps important sur des tâches administratives faites à la main.

Problème principal : La facturation, les commandes professionnelles et les plannings reposent sur Excel, le téléphone et WhatsApp, ce qui crée des erreurs et des retards de paiement.

Les 3 actions prioritaires

1. Automatiser la facturation et les relances de paiement
2. Centraliser les commandes professionnelles dans un formulaire unique
3. Partager les plannings sur une application dédiée

• Facturation manuelleurgence élevée≈ 6 h/sem. perdues

  Les factures sont faites sur Excel et envoyées une par une. Les relances ne sont pas systématiques.

• Commandes disperséesurgence élevée≈ 3 h/sem. perdues

  Les commandes arrivent par téléphone, SMS et WhatsApp, puis sont recopiées à la main.

• Plannings par messagesurgence moyenne≈ 3 h/sem. perdues

  Chaque changement de planning demande de nombreux échanges de messages.

• Stocks non suivisurgence moyenne≈ 1 h/sem. perdues

  Les stocks sont estimés à l’œil, ce qui entraîne des ruptures et du gaspillage.

• Logiciel de facturation (exemple)⚡ Quick wins

  Crée les factures depuis des modèles et envoie les relances de paiement automatiquement.

  ✔ Gain de 4 h/semaine sur la facturation et les relances

  30 €/mois HT · 4 h/sem. gagnées · complexité faible

• Formulaire de commande en ligne (exemple)⚡ Quick wins

  Les clients professionnels commandent via un formulaire unique au lieu du téléphone et de WhatsApp.

  ✔ Fin des erreurs de recopie et gain de 2 h/semaine

  15 €/mois HT + 200 € de mise en place · 2 h/sem. gagnées · complexité faible

  ⚠ RGPD : Collecte le nom et l’email des clients : prévoir une mention d’information.

• Application de planning (exemple)⚡ Quick wins

  Plannings partagés sur téléphone, avec échanges de créneaux validés en un clic.

  ✔ Gain de 2 h/semaine sur la gestion des plannings

  40 €/mois HT · 2 h/sem. gagnées · complexité faible

  ⚠ RGPD : Traite des données de salariés (horaires) : vérifier l’hébergement en Europe.

• Gestion de stock connectée à la caisse (exemple)🎯 Projets stratégiques

  Suit les matières premières et alerte avant rupture ou péremption.

  ✔ Moins de pertes de matières premières et 1 h/semaine gagnée sur l’inventaire

  60 €/mois HT + 500 € de mise en place · 1 h/sem. gagnées · complexité élevée

• Modèles d’emails et de devis (exemple)🔧 Optimisations simples

  Des modèles prêts à l’emploi pour les devis, les confirmations de commande et les réponses aux questions fréquentes.

  ✔ 30 minutes gagnées par semaine sur les emails répétitifs

  0 €/mois HT · 0.5 h/sem. gagnées · complexité faible

1. Jour 1

   • ☐ Créer le compte de facturation et importer la liste des clients professionnels

     Logiciel de facturation · 90 min · Dirigeante

     🎯 Tous les clients pros sont enregistrés

2. Jour 2

   • ☐ Paramétrer les relances automatiques à 30 et 45 jours

     Logiciel de facturation · 45 min · Dirigeante

     🎯 Relances actives sur les factures en retard

3. Jour 3

   • ☐ Mettre en ligne le formulaire de commande et l’envoyer aux clients pros

     Formulaire de commande · 120 min · Responsable production

     🎯 Premières commandes reçues via le formulaire

4. Jour 4

   • ☐ Saisir les plannings de la semaine suivante et inviter les équipes

     Application de planning · 60 min · Dirigeante

     🎯 Tous les salariés voient leur planning sur téléphone

• Vente aux entreprises (plateaux petit-déjeuner)

  ⏱ 6-9 mois

  Développer une offre pour les entreprises voisines, commandée en ligne.

  Prérequis : Formulaire de commande en place, Capacité de livraison

• Programme de fidélité

  ⏱ 6 mois

  Récompenser les clients réguliers des deux boutiques.

  Prérequis : Caisse compatible

• Tableau de bord des marges

  ⏱ 9-12 mois

  Suivre la marge par produit pour ajuster les prix.

  Prérequis : Gestion de stock en place